Meist ist es gar nicht einfach den richtigen Zeitpunkt zu ermitteln, auf ein BI-System zu wechseln. Schließlich wurde das vollständige Reporting in Excel in mühevoller Kleinarbeit aufgebaut und wird ständig an die aktuellen Bedürfnisse angepasst. Teilweise erfolgt die Anpassung durch viele Unterschiedliche Personen, Praktikanten oder Aushilfen, die entsprechendes Excel-Know-How einbringen. Erfahrungsgemäß sind folgende Aussagen ein Anzeichen dafür, dass Excel an seine Grenzen stößt:

• Excel-Dateien werden immer größer und dienen als Datenbasis
• Sie stürzen oft ab und werden sehr unhandlich
• Sie sind meist nur lokal verfügbar. Berichte werden ausgedruckt oder werden per Mail versendet. Die „Wahrheit“ existiert in mehreren Ordnerstrukturen, Mailpostfächern, physischen Ablagen und Schubladen
• Änderungen benötigen immer mehr Aufwand und dauern in der Umsetzung sehr lange
• Daten werden vermehrt manuell von einer in die andere Exceldatei übertragen
• Es treten vermehrt Inkonsistenzen zwischen Berichten / Berichtsanlässen auf und der Prüfaufwand zu offiziellen Berichts- und Auswertungsanläsen steigt
• Neben der Geschäftsführung kommen immer mehr interne Berichtsempfänger mit individuellen Berichtsanforderungen dazu
• Wird die Berichtserstellung dezentralisiert, z.B. Produkt- oder Vertriebsbereiche, treten weitere Inkonsistenzen auf und es werden teilweise unterschiedliche Daten berichtet
• Neben internen kommen auch immer mehr externe Stakeholder dazu, welche auf rechtliche Strukturen (Taxonomien) bestehen, die meist sehr anders sind als die internen Strukturen
• Es werden vermehrt ad-hoc Analysen zu Details angefragt. Strukturen der Daten passen nicht zusammen und müssen mit viel Aufwand aufgearbeitet und vergleichbar gemacht werden
• Finanzdaten müssen vermehrt mit operativen Daten erklärt werden, z.B. Auswirkungen Produkt-, Markt- und Kundenmix, Marge, Produktionsabweichungen, etc.
• Tabellarische Strukturen riechen für die zusammenfassende Darstellung von Zusammenhängen nicht mehr aus. Es entstehen „Zahlenfriedhöfe“.
• Daten und Zusammenhänge müssen zunehmend durch mehrere Dimensionen erklärt werden, z.B. Produkte, Kunden, Filialen, Regionen, Geschäftsbereiche, Produktionsstandorte, etc.

Welche Vorteile bieten BI-Lösungen?

Wenn sich Unternehmen den genannten Herausforderungen vermehrt Gegenüber stehen sehen, werden Überlegungen angestellt ein BI-System einzuführen. Die Vorteile eines BI-Systems können für KMU wie folgt zusammengefasst werden:

• Es kann jederzeit auf einheitliche und umfassende Datenbasis (Basis sind finanzielle und nicht-finanzielle Daten)
• Einheitliche und integrierte Daten-Strukturen werden in allen Berichten angewendet
• Standardisierte Visualisierungen geben den Berichtserstellern die Möglichkeit komplexe Zusammenhänge sehr effizient und integriert zu erstellen und darzustellen
• Einheitliche Verteilung der Information meist Online und verfügbar auf allen Endgeräten in einer ansprechbaren Form. User können in einer reaktiven Oberfläche individuell die Informationsbedürfnisse abrufen und steuern, z.B. durch Filter oder Drill-Downs oder weitere Durchgriffe auf andere verknüpfte Daten

Insbesondere werden erhöhte manuelle Aufwände für die Erstellung, der Korrektur und der Prüfung reduziert. Zudem werden Funktionen angeboten, welche die Erfüllung der erhöhten Anforderungen extrem erleichtern.

Das wesentliche Ziel eines BI-Systems darf dabei nicht aus den Augen verloren werden, nämlich Entscheidungen zu unterstützen und Erkenntnisse aus Daten zu erlangen. Dabei ist das BI-System dann hilfreich, wenn Sie dem Unternehmen manuelle Tätigkeiten abnimmt. Tätigkeiten nicht nur in der Erstellung von Erkenntnissen, sondern auch in der Deutung und eben auch in der Ableitung von Entscheidungen. Dies wird meistens dann erreicht, wenn Zusammenhänge oder Abhängigkeiten aufgezeigt werden, welche sonst durch das menschliche Verständnis und Gehirn selbst gemacht werden müssten. Insbesondere bei der Verarbeitung von sehr vielen Informationen kommt das menschliche Gehirn an Grenzen, die zunächst bei einem technischen System nicht bestehen.

Lesen Sie im dritten Teil, wie Sie das Thema BI richtig strukturieren und was die ersten konkreten Schritte für Ihr Unternehmen sein können.