Einleitung:
Wer die Zukunft kennt, hat die Nase vorn! Lesen Sie in unserem 3-teiligen Artikel, warum Business Intelligence insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) relevant ist, wie herausfordernd eigentlich der erste Schritt ist, was aber auch wesentliche Vorteile sind und wie Sie das ganze Thema effizient angehen. Der Mittelstandsexperte für Controlling und Steuerung Andreas Malik sowie die Business Intelligence-Spezialisten und Gründer einer der führenden Anbieter von Daten-Visualisierungen und Dashboards im Bereich Power BI und Qlik Sense, Stefan Preusler und Dominik Galsheimer, führen Sie mit Ihren Erfahrungen und Expertenwissen durch diese 3 spannenden Teile der Artikelreihe. Im ersten Teil gehen wir darauf ein, warum Business Intelligence und KMU gut zusammenpassen. Der zweite Teil beschäftigt sich damit Vorteile eindeutig zu identifizieren und damit den richtigen Zeitpunkt zu finden. Der dritte Teil zeigt Ihnen dann wichtige erste Schritte für die Umsetzung und Einführung auf.
Teil 1: Warum BI und KMU gut zusammen passen
In Zeiten von Krisen, Krieg und immer schneller fortschreitenden Veränderungen im Umfeld von Unternehmen ist es wichtig, dass die Unternehmen frühzeitig reagieren. Um diese Herausforderungen zu meistern, bedarf es der
Analyse der Daten über alle Geschäftsprozesse um diese sinnvoll zusammenzufassen sowie den Zeitaufwand für die Aufbereitung von entscheidungsrelevanten Informationen so gering wie möglich zu halten. Diese Aufgabe übernimmt das so genannte Business Intelligence (BI). Wobei BI als Sammelbegriff für Methoden und Prozesse zur systematischen Analyse von Daten steht. Bis vor einigen Jahren war BI den großen Unternehmen vorbehalten.
Gerade unter dem Aspekt der hohen Kosten für BI -Lösungen war Business Intelligence für den Mittelstand nicht interessant. Aber in der Zwischenzeit ist BI auch bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) angekommen. Je nachdem wie man diese KMUs sieht.
Bei den meisten Kleinstunternehmen (EU-Definition <10 Mitarbeiter Umsatz < 2 Mio. EUR p.a.) ist das Datenmodell überschaubar und wird mit MS-Excel abgebildet. Hier genügen oft ausgewählte Basiswerte und Kennzahlen zur monatlichen Abweichungsanalyse. Die Darstellung erfolgt auf einer DIN-A4 Seite mit Gewinn-/Verlustrechnung, Bilanz und Liquiditätsdaten. Darüber hinaus werden Informationen über Auftragslage, Produktivität (bzw. Auslastung) sowie allgemeine Marktgeschehnisse dargestellt.
Bei kleinen Unternehmen (10 – 50 Mitarbeiter Umsatz 2 – 10 Mio. EUR p.a.) ist das Controllingsystem etwas umfangreicher. Neben mehr Kennzahlen und Abweichungsanalysen findet i.d.R. auch eine Vorschau -/ Hochrechnung statt.
Bei mittelgroßen Unternehmen (50 – 250 Mitarbeiter Umsatz 10 – 50 Mio. EUR p.a.) werden neben den detaillierten Werten, Kennzahlen und Analysen zusätzlich zukunftsrelevante Informationen berücksichtigt. Wobei der Fokus auf einer ausgewogenen und übersichtlichen Informationsdichte liegt.
BI-Lösungen sind keine fertig eingerichteten Systeme, sie werden individuell auf das Unternehmen eingerichtet (Customizing). Es wird mit den entsprechenden Anforderungen des Unternehmens konzipiert. Die sorgfältige Konzeption ist für den Nutzen und die Praktikabilität eines BI-Systems entscheidend.
Die Konzeption des BI oder „Welche Auswertungen kann der Kunde in seinem Cockpit sehen?“
- Im ersten Schritt sollte das unternehmensspezifische Ziel des zukünftigen BI definiert werden. Hierzu muss der Unternehmer/ Controller formulieren welche Kennzahlen und Auswertungen er am Ende haben will.
- Im nächsten Schritt werden diese Anforderungen verfeinert und konkretisiert.
- Um die Kennzahlen/ Informationen zu erhalten muss untersucht werden, welche Daten schon verfügbar sind und welche noch erforderlich sind. Datenquellen müssen geklärt werden.
- Anhand der zuvor definierten Kennzahlen und Auswertungen wird das Berichtswesen konzipiert.
- Relevante Daten beschaffen aus verschiedenen Quellen (Aufbau Data Warehouse).
- Verknüpfung der Datenbasis mit dem gewünschten Berichtswesen
- Ergebnis: unternehmensindividuelles Cockpit
Ein BI-System versus Excel oder „Wann wechsle ich von Excel auf ein BI-System?“
Mit MS-Excel kann man heutzutage viele Auswertungen machen und kleine Automatisierungen (VBA-Makros) erstellen. Die Vorteile dabei sind, dass es in jedem Unternehmen verfügbar ist, schnell umsetzbar und zudem günstig ist.
· Als Kleinstunternehmen kommt man in der Regel damit aus. Hier kann es Sinn machen, mit Hilfe eines Controlling-Experten festzustellen ob diese Auswertungen ausreichen um das Unternehmen erfolgreich zu steuern.
· Als kleines Unternehmen kommt man mit Excel-basierten Auswertungen zur Unternehmenssteuerung schnell an die Grenzen. Die hohen manuellen Aufwendungen sind fehleranfällig, zeitaufwändig und eindimensional.
An dieser Stelle macht es Sinn sich mit den Vorteilen des BI auseinanderzusetzen.
Am einfachsten ist es, ein unverbindliches Beratungsgespräch zu vereinbaren.
· Als mittelgroßen Unternehmen ist es unumgänglich ein BI-System zu haben, um unternehmerisch erfolgreich zu agieren. Mit einem rein MS-Excel basierten System verschwenden Sie sehr viel Zeit und Geld.
Lesen Sie im zweiten Teil warum die Ermittlung des richtigen Zeitpunktes um auf BI zu schwenken so schwierig ist und wie Sie diese Aufgabe meistern können.
